Drukarka fiskalna a kasa fiskalna - różnice
Początkujący przedsiębiorca chcący działać w przestrzeni handlu bardzo często posiada ograniczoną wiedzę nt. dostępnych urządzeń rozliczeniowych. W jego mniemaniu kasa fiskalna to często jedyne urządzenie, które jest mu w tym celu potrzebne. Tymczasem istnieje możliwość prowadzenia rozliczeń również za pomocą innych urządzeń. Jednym z nich jest drukarka fiskalna, którą nazywa się czasem "kasą na komputerze".
Kasa fiskalna czy drukarka - zasada działania
Najistotniejszą z punktu widzenia użytkowania obydwóch urządzeń różnicą jest sposób korzystania z każdego z tych urządzeń. Kasa fiskalna to dość prosty sprzęt rozliczeniowy, którego funkcje ograniczają się do ewidencjonowania towaru, generowania paragonów fiskalnych i sporządzania raportów dla fiskusa. Bardziej udoskonaloną wersją kasy jest kasa fiskalna online, która - jak sama nazwa wskazuje - jest urządzeniem na stałe podłączonym do Internetu. Dzięki temu może ona w czasie rzeczywistym nie tylko generować raporty, ale również przesyłać je na serwery należące do Ministerstwa Finansów.
Drukarka fiskalna działa na zupełnie innych zasadach. Co prawda jest to nadal urządzenie służące do rozliczeń fiskalnych, ale wymaga ono podłączenia do komputera. Oznacza to konieczność wdrożenia specjalnego oprogramowania rozliczeniowego, dzięki któremu drukarka fiskalna "potrafi" znacznie więcej, niż kasa i to nawet w wariancie online.
Różnice i podobieństwa między kasą i drukarką fiskalną
Kasa fiskalna - to dość proste i stosunkowo niewielkie urządzenie. Obsługa kasy jest dość prosta, ale za to programowanie bazy towarowej może być prawdziwym wyzwaniem. Jednym z poważniejszych ograniczeń, jakie posiada kasa fiskalna jest prosta, numeryczna klawiatura, za pomocą której realizacja zaawansowanych zadań jest dość utrudniona, żeby nie powiedzieć toporna. Mimo to, sprzęt ten doskonale nadaje się w roli urządzenia rozliczeniowego dla małych i średnich firm, a także niewielkich punktów usługowych.
Drukarka fiskalna - to urządzenie, które samo niewiele może. Ale jeśli podłączy się je do stanowiska komputerowego, to jego możliwości znacząco wzrastają. Drukarka fiskalna jest przeznaczona do pracy w hiper i supermarketach, gdzie sprzedawca ma do czynienia nie tylko z dużą liczbą klientów, ale też z ogromną bazą produktową. Zaletą drukarki jest możliwość współpracy z oprogramowaniem komputera, za pomocą którego można sporządzać wykresy, archiwizować dane, a także przekazywać raporty do księgowości. Z drukarką fiskalną mogą też współpracować inne urządzenia peryferyjne w tym klawiatury.
Co jeszcze może drukarka fiskalna?
Możliwości drukarki nie ograniczają się do tych kilku funkcji. Wręcz przeciwnie - są one niemal nieograniczone. Drukarka fiskalna może np. drukować dokumenty niefiskalne, czyli np. kupony, promocje i bilety. Owszem, w przypadku najbardziej zaawansowanych modeli taką funkcję posiada również kasa fiskalna, ale jej możliwości pod tym względem są dość mocno ograniczone. Drukarka fiskalna może też okazać się bardzo pomocna podczas drukowania różnego rodzaju grafik, przygotowywania raportów i analiz, a także sporządzania wykresów dotyczących sprzedaży. Trzeba też pamiętać, że o jej funkcjonalności decyduje również obsługujące ją oprogramowanie, które - w zależności od branży - może podlegać pewnym modyfikacjom. Tak zaawansowanych funkcji (włącznie z kontrolą stanów magazynowych) nie posiada żadna, nawet najlepsza i najnowocześniejsza kasa fiskalna.
Bieżąca kontrola magazynowa
Jak to wygląda w praktyce? Kasy fiskalne zliczają jedynie towar wybranego asortymentu. Oznacza to, że wygenerowany przez nie raport kasowy będzie dotyczył jedynie ilości towaru sprzedanego w trakcie ich pracy. Drukarki fiskalne działają na zupełnie innych zasadach. W związku z tym, że współpracują one z bazą danych przedsiębiorstwa, mogą one na bieżąco obliczać aktualne stany magazynowe. Dzięki temu praca drukarki fiskalnej może okazać się bardzo pomocna w kontekście planowania kolejnych zamówień surowców lub towarów do późniejszej odsprzedaży.
Możliwości drukarki fiskalnej w kontekście bazy towarowej
Zwykłe kasy mogą zapisać maksymalnie kilkadziesiąt tysięcy kodów PLU, z których każdy odpowiada wybranemu asortymentowi. Jest to zatem rozwiązanie idealne dla małych sklepów i punktów handlowych, w których lista dostępnych towarów jest stosunkowo niewielka. W przypadku drukarki fiskalnej można z łatwością zaprogramować nawet kilkaset tysięcy kodów PLU, a także zapisać setki, tysiące, a nawet więcej paragonów fiskalnych. Wynika to z dużo większej pamięci wewnętrznej obsługiwanej przez drukarkę. Co więcej, do rejestrowania kodów PLU można wykorzystać wygodną klawiaturę, która znacznie skraca czas wprowadzania do systemu konkretnego produktu. Dzięki niej czas wdrażania drukarki będzie znacznie krótszy, co oczywiście będzie się wiązało z pewnymi oszczędnościami finansowymi.
Jak widać, różnice pomiędzy drukarką fiskalną a kasą są wręcz ogromne. I choć drukarka jest w pewnym stopniu substytutem kasy fiskalnej, to możliwości tej pierwszej są znacznie większe. O ile więc możliwości nowoczesnych kas fiskalnych (w tym urządzeń online) są i tak bardzo wysokie, to drukarka paragonów (fiskalna) potrafi dużo, dużo więcej.
Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.